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我不是针对你,我是说全公司的人,都是瞎忙!

2018-06-26 |浏览3214|人神共奋 职场充电宝

效率越高,业绩越差,这才是最痛苦的工作

 01 

一本无心插柳柳成荫的管理书

美国的一个小镇上有一家快要倒闭的工厂,经营不善的原因既不是产品卖不出去,也不是招不到工人,而是生产事故频频、定单严重拖延,原材料积压、生产成本过高。

公司责令厂长罗哥在三个月里解决这一系列问题,否则,就要关闭这家工厂。

走投无路的厂长罗哥想起两个月前,他曾偶遇自己的老师、物理学家钟纳,当时罗哥向他请教自己的困境时,老师并没有直接给他答案,而是问了他一个既普遍又奇怪的问题:

你们工厂的目标是什么?”

罗哥下意识地说了一句:我们的目标是发挥最大的效率,生产出产品。

错了,我是问一个企业真正的目的。

这是一本管理类书的开头,却是出自一个叫高德拉特的物理学家之手,而写这本书的目的竟是为了卖管理软件——就像当年孩之宝为了卖玩具拍了一部《变形金刚》。

结果软件没卖出去,连公司都倒闭了,这部书却成了管理学的经典之作。全书都围绕一个叫瓶颈理论(TOC的管理工具,被作者写成了一本小说,而且情节非常精彩。

钟纳老师向罗哥厂长提出了一个又一个问题,引导他看到问题的根源,一步步地挽救这个濒临倒闭的工厂。

这也是我看过的第一本管理书,一开始是当成小说看的,没想到从此喜欢上了管理学。

它的名字就叫《目标》。

那么,钟纳老师认为的工厂的真正目标是什么呢?

 02 

为什么所有人都在瞎忙?

厂长罗哥初见钟纳老师时,曾得意地告诉他,自己工厂的一个部门已实现了机器人流水线,生产能力提升了36%

于是,老师不怀好意地反问他:那么你们一定是多赚了36%的钱啦?

事实上,并没有,只是一个车间的生产能力提高了而已。

接下来,钟纳老师就好像一个算命先生一样,很肯定地告诉厂长:

因为工会,你不能把那些被机器人代替的员工炒掉,所以你的管理成本也没有下降,是不是?

你不但没有多赚36%的钱,甚至最终的产量也没能提升,是不是?

不但你的定单交付能力直线下降,你的存货还直线上线,你的工厂已经快要倒闭了,是不是?

为什么钟纳老师能准确地预测工厂的问题呢?

假如你有两个下属,小A和小B,工作流程是小A做完工作后,给小B完成。结果小A工作效率很高,导致工作在小B那里大量积压。作为领导你该怎么解决这个问题呢?

一般而言,你肯定会帮助小B提高工作效率,或者在这个环节增加人手。但如果这个环节既无法增加人手,也不可能提高效率呢?

而且,在工厂,你十有八九看不出问题出在小B这个环节,因为整个生产过程有几十个环节,还有一套错综复杂的流程。

你能看到的,只是一部分工人在拼命加班加点生产,一部分工人却因为没有零件而无所事事,一部分环节三天两头出事故,一部分环节设备开工率不足一半,一边是严重拖延的定单,一边是积压如山的原料和半成品。

同理,公司的办公室里,最常见的景象是,所有人都在忙,天天都要加班,但业务仍然严重拖延,不停地返工,不停地扯皮,业绩也上不去。

我不是说你,我是说在座的各位,都在瞎忙——不是大家不努力,而是流程出了问题。

在钟纳老师看来,如果某一个环节的效率猛增,必然给下一环节带来半成品积压,同时,又要求上一个环节不断加大零件供应,这就造成了成本的猛增,管理费用也大大增加。

但为什么最终的产量反而会下降呢?

打个书里的比方,我们小时候春游,排成长长一列队伍前进,但队伍速度并不是所有人的平均值,而是取决于队伍中最慢的那一个人,在因为最慢的人后面所有人的速度都会因此慢下来。

这就是TOC理论的核心,首先它定义了什么叫瓶颈”——任何一个环节,只要它的产能小于其他环节对他的需求,就是瓶颈。

而工厂的产能就等于瓶颈的产能——短板效应。机器人增加某一个环节的效率,反而造成内部生产的浪费——存货成本的增加、人员管理的困扰等等。

如果队伍最前面的那个人只管自己走不回头的话,整个队伍会越拉越长,而队伍的长度相当于整个流程的生产成本,这也意味着成本越来越高。队伍拉得太长,就会散掉,工厂的成本太高,也会垮掉。

瓶颈理论其实很好理解,可钟纳老师开出的第一个药方却让人难以接受——干掉效率最高的那一个人。

为什么不可以呢?还记得老师提的第一个问题吗——企业的目标是什么?

是为了提高效率吗?不是,是为了赚钱。

如果降低效率反而能赚钱,为什么不可以降低呢?

 03 

马路不能拓宽

还可以提升通行效率

春游的队伍,想要不走散,最简单的方法就是把速度最慢的放在第一个。

在钟纳老师的提醒下,厂长想到的第一个方法是:重置工作流,把瓶颈部门(也就是效率最低)的环节放在第一个,以降低非瓶颈部门(即效率比较高的部门)的效率,来控制整个工厂的成本。

这就类似于以产控销

换句话说,如果低效率的小B的工作环节不可能提升的话,那最好的方法就是把高效率的小A”换成低效率的小A”

这可能难以令人接受,但你想,如果是在几十个复杂环节的工厂,总不能因为一个环节效率上升,就让所有环节同时一起上升吧?这根本做不到。

当然,把效率最高的环节效率降下来,只是一个控制成本的权宜之计,而治本之道,仍然是要在无法提升瓶颈部门的产能情况下,提高通过瓶颈的效率。

就像一条小马路,如果不能拓宽,那就想办法提升通行效率

于是厂长想出了第二个办法:把质检环节前置。

工厂的任何一个环节都有可能产生废品,但总是要到最后才质检,也就是说,这些废品同样耗用了瓶颈部门的宝贵产能,厂长决定把质检分成两步,在瓶颈部门前一个环节新增一次质检。

表面上看,这增加了少量的运营成本,但它能防止废品占用瓶颈部门的宝贵产能,从而提高了瓶颈通行效率

不过,质检环节前置能节约的产能也就百分之几,还是要想别的办法。

 04 

瓶颈部门为核心

一般而言,我们都会把手头的工作按最后期限排一下,最紧急的工作最先处理。但问题是,自己最紧急的工作,不一定是下一环节最紧急的,更不一定是整个流程最紧急的。

我们常常发现自己连夜加班的成果,在下一个环节的电脑里睡了一个礼拜的大觉;对公司而言最紧急的项目,却在某一个意料不到的环节被耽搁下来——仅仅因为这个环节正在处理一件对他而言很紧急很复杂,其实对公司而言一点都不急的事。

厂长罗哥虽然无法提高瓶颈部门的产能,但他又想出了第三个办法——按紧急程度处理订单。

很多人想,这不是常识吗?但是我们往往只看到任务启动的时间,而忽视了它们在各种环节有快有慢,通过瓶颈部门的顺序可能已经被打乱了——最紧急的事,因为在瓶颈部门之前的工作流程比较多,到了瓶颈部门时,反而排到了不太紧急的工作的后面。

不但瓶颈部门的产量决定最终的产量,而且,瓶颈部门的产出顺序也决定了最终的顺序。

厂长于是把每一个零配件分为三类:不需要进入瓶颈部门的、可以慢一些进入瓶颈部门的、需要优先进入瓶颈部门,再贴上不同标签,每一个环节都要按标签处理订单,而不是先来后到,保证最紧急的任务优先通过瓶颈部门

这三个方法有一个共同点:以瓶颈环节为核心安排生产,最大程度地保证瓶颈环节的产能,甚至可以为了瓶颈环节的效率而牺牲其他环节的效率。

这就完全颠覆了以往一些资源向高效率部门倾斜的传统理念。

这个方法对我们个人管理同样有启发。

 05 

TOC工作法

假如我们有一项复杂的工作,先后经过“ABCD”四个环节,我们一般有四种处理方法:

第一种是跟着感觉走:先做A,感觉差不多了,再做B,到了C时,想一想还有时间吗?有时间就把CD这两个环节做得细一点,没时间的话,就粗一点。

这种方法的缺点很明显,时间紧的任务,AB的大量努力到了CD环节就被浪费了;相反,时间宽裕的话,AB的工作布局就太小,常常会制约CD环节的工作。

第二种是跟着兴趣能力走:我知道自己对C这个环节最感兴趣,A环节的能力最强,我就先干AC,最后的结果很明显,AC环节的成果,在BD这两个环节,被大量浪费——种下的是龙种,收获的是跳蚤

于是就有了第三种全局考虑法:先规划一下ABCD四个环节的占用时间,再按计划执行。

这个方法肯定比前两个好,但它也有问题,通常我们在计划时会忽视最弱的环节的瓶颈,在执行中又容易在优势环节上超过预算时间,最终的成果还是受制于瓶颈环节

不就是瓶颈吗?我改,我改,我改改改,就有了第四种方法强攻瓶颈法,在瓶颈环节安排大量时间,突破瓶颈产能,行不行?

可惜啊。我们想一想,既然是瓶颈,说明此处的工作效率一定很低,把大量时间花在效率低的环节,会有好结果吗?

如果借鉴TOC工作法,正确答案应该是这样:

第一步,根据经验,我们先判断B是瓶颈环节,一切流程都要围绕提升B的效率来进行;

第二步,看看B环节的工作方法有没有优化的空间,而不是花更多的时间到B环节;

第三步,分析AC这两个环节,尽量找出不需要通过B,直接到D的工作量,以减轻B环节的压力。

第四步,再看看B环节的工作,有没有可以在ACD环节直接解决的?

第五步,评估工作目标,再根据此目标评估B环节应分配的合理工作时间——因为瓶颈部分的工作质量决定了最终的工作质量。在保证任务能完成的前提下,剩下的时间分配给其他环节尽充分发挥。

第六步,进入执行环节后,还要观察整个流程,不要因为B环节用力过猛,导致瓶颈转移到了ACD环节,这也是TOC工作法的重要衡量指标——注重流量的平衡。

此外,我们平常喜欢先做完A,再做B,但TOC多批次通过的建议,所以,我们应该在A的一部分成果出来后,先进入B环节处理,再回头继续A的工作,以加强对B环节产能的反馈和控制。

 06 

忙碌

不代表有效率

书中有一个有意思的情节,因为某个部门使用了机器人,效率大大提升,可上游环节很快就出现了供应不足,导致机器人开工不足,这些情况,其实大家心知肚明。

可为了配合公司宣传先进生产力的要求,工厂不得不加大零件采购,强化上游生产的方法,最终导致半成品积压,订单来不及完成。

瓶颈一定是执行层显而易见的东西,而显而易见的东西恰恰是决策层最难看见的东西。

所以作者感叹:忙碌,不代表有效率,那些追求局部效益的系统,往往是最没有效率的系统。

Tags: 团队 | 人才 | 组织架构

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